Pour gagner en notoriété auprès de leurs potentiels clients, de nombreuses structures décident d’organiser un webinaire ou un autre type d’événement digital. Selon leur secteur d’activité et les particularités des échanges avec leur audience, un événement hybride peut également convenir. Cependant, les événements digitaux et hybrides nécessitent une organisation en plusieurs étapes.
Définir la thématique de l’événement et sa structure
La première étape dans l’organisation d’un événement concerne le choix de la thématique. Elle doit idéalement être choisie en tenant compte du secteur d’activité des organisateurs, mais aussi des questions que les participants se posent et de leurs attentes.
Les événements hybrides peuvent avoir une durée variable : 2 heures, une journée ou plusieurs jours. Tout dépend des thématiques abordées et de la nature des interventions. Pour les événements qui durent plus d’une demi-journée, il convient prévoir plusieurs pauses, dont une pause plus longue à midi. Lorsqu’il y a plusieurs intervenants, l’ordre des présentations sera choisi en fonction des thématiques et sous-thématiques abordées.
Se constituer une équipe organisatrice
Tout comme les séminaires, les événements hybrides sont pilotés par une équipe d’organisateurs. Elle comporte les fondateurs qui se chargent de toutes les démarches administratives, mais également des intervenants et des assistants techniques. Ces derniers prennent en charge l’ensemble des démarches techniques, telles que le choix du matériel, le réglage du son pendant l’événement, la mise en place du tchat ou encore l’envoi des questionnaires une fois l’événement terminé.
Choisir le type d’événement et les formats des interventions
Selon la thématique, les organisateurs peuvent organiser un événement 100 % en, présentiel, un webinaire ou encore des événements hybrides. Ces dernières comportent le grand avantage de pouvoir accueillir des participants en présentiel et en visioconférence. D’ailleurs, de nombreuses personnes préfèrent les événements hybrides car ils ont le choix entre se rendre sur place ou participer depuis leurs domiciles. Dans le contexte sanitaire actuel, il est fortement recommandé d’organiser des événements hybrides pour éviter les annulations de dernière minute.
Assurer la promotion des événements hybrides
Dans l’objectif de réunir un maximum de participants, il est important de prévoir une stratégie de promotion adaptée au type d’événement organisé. Pour cela, les organisateurs peuvent s’appuyer sur le site web de l’événement, sur les réseaux sociaux ou encore sur les partenariats avec les experts de la thématique. Pour une promotion plus efficace et avec un ciblage plus large, la publicité en ligne peut s’avérer être une option intéressante.
Les opérations mises en place après l’événement
Que ce soit un séminaire ou un événement hybride, les organisateurs ont plusieurs options pour fidéliser leur audience une fois l’événement terminé. Dans un premier temps, ils peuvent contacter les participants par mail en leur mettant à disposition le lien du replay. Cependant, pour s’assurer que le replay sera regardé par un maximum d’invités, il est conseillé de proposer un délai de visionnage limité dans le temps.
L’envoi du lien du replay représente également une occasion de garder le lien avec son audience et apprendre plus sur leurs attentes. Dans cet objectif, de nombreux organisateurs réalisent un questionnaire de satisfaction, dont ils se servent également pour demandes des suggestions pour les prochaines éditions.
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